Turvallisuus ja suunnitelmat

Tapahtuman turvallisuus ja siihen liittyvät turvallisuussuunnitelmat ovat tärkeä osa tapahtuman suunnittelua. Turvallisuus tapahtuman aikana takaa myös tapahtuman onnistumisen sekä järjestäjille että tapahtumakävijöille. Suunnittele tapahtuman turvallisuus huolella ennakkoon. Huomioi, että esimerkiksi Poliisin tietyissä tapahtumaluvissa velvoitetaan turvallisuus- tai kriisiviestintäsuunnitelmaa.

Turvallisuusasiakirja on palveluntarjoajan kirjallinen kuvaus siitä, miten palvelun turvallisuus on järjestetty. Turvallisuusasiakirja kokoaa yhteen turvallisuusasiat ja auttaa palveluntarjoajaa palveluun liittyvissä turvallisuuden jatkuvassa parantamisessa. Huomioi, että turvallisuusasiakirja on ensisijaisesti palveluntarjoajan oma työkalu, ei viranomaisia varten tehty dokumentti.

Turvallisuusasiakirja pitää laatia tapahtumasta, joka sisältää merkittävän riskin, josta toteutuessaan voi aiheutua vaaraa jonkun turvallisuudelle palveluun osallistuvien ihmisten suuren määrän tai muun erityisen syyn vuoksi.

Tutustu turvallisuusasiakirjan sisältöön ja laatimiseen Tukesin sivulla.
Tapahtuman luonne, ajankohta, paikka ja olosuhteet vaikuttavat tapahtumassa vaadittavien järjestyksenvalvojien määrään. Tapahtuman järjestäjä ehdottaa poliisille oman arvionsa tarvittavasta järjestyksen valvojien määrästä, jonka jälkeen poliisi hyväksyy sen tai määrää lisäämään resursseja. Keskustele siis järjestyksen valvojien tarve aina paikallisen poliisin kanssa.

Tyypillisesti tapahtumassa järjestyksenvalvojat toivottavat tapahtumavieraat tervetulleiksi, tarkistavat mahdolliset sisäänpääsyliput, kiertelevät tapahtuma-alueella ja tarjoavat tarvittaessa neuvoja ja
apua.

Järjestyksenvalvojat vaikuttavat merkittävästi tapahtuman turvallisuuteen sekä tunnelmaan ja yleisön viihtyvyyteen tapahtumassa.

Tapahtuman järjestäjänä vastaat järjestyksen säilymisestä ja yleisön turvallisuudesta tapahtuman aikana. Kun ilmoitat poliisille yleisötilaisuudesta, sinun on esitettävä tätä koskeva turvallisuussuunnitelma.

Poliisille tehtävässä turvallisuussuunnitelmassa (jos tapahtumassa on järjestyksen valvontaa) on esitettävä järjestyksenvalvontasuunnitelma, jossa tulee löytä ainakin:
- järjestyksenvalvonnasta vastaava(t) yhteystietoineen.
- järjestyksenvalvojien lukumäärä, sijoittuminen ja tehtävät tapahtumassa.
- viestijärjestelmä jota järjestyksenvalvojat käyttävät tapahtumassa viestimiseen.
Vartioinnilla huolehditaan tapahtuma-ajan ulkopuolisesta valvonnasta esimerkiksi yöaikaan. Vartioinnilla taataan tapahtuman kalusteiden ja irtaimiston suojelu mahdolliselta ilkivallalta ja tarpeettomilta tapaturmilta. Tapahtuman järjestäjänä vastaat tapahtuman irtaimiston ja kalusteiden asian mukaisesta huolehtimisesta.