Tapahtumaluvat

Tapahtuman järjestämiseen tarvitset aina maanomistajan luvan, mikäli järjestät tapahtuman ulkoalueella.

Haminan kaupungilla on tapahtumapaikkoja monenlaisiin tarkoituksiin.

• Tapahtuma-areena Hamina Bastioni tarjoaa monipuoliset ja laadukkaat puitteet kaiken kokoisille tapahtumille ja tilaisuuksille.
• Haminan erilaisissa ulkotiloissa järjestät monlaisia tapahtumia sään salliessa.
• Pienempiin juhliin ja kokouksiin tiloja tarjoavat useat haminalaiset toimijat, joiden tapahtumapaikkatiedot löydät parhaiten heidän verkkosivuiltaan.
• Jos kaipaat apua tapahtumapaikan valinnassa olethan yhteydessä: haminafestivaltown@hamina.fi sekä Hamina Bastioni -tapahtuma-areenasta: hamina.bastioni@hamina.fi

Lisätiedot ja lupahakemukset:

Tee ilmoitus yleisötilaisuudesta järjestämispaikan poliisille ajoissa! Yleisötilaisuuden järjestämisestä on tehtävä kirjallinen ilmoitus tapahtuma-alueen valvovalle poliisille.

Aivan kaikista yleisötilaisuuksista ei kuitenkaan tarvitse ilmoittaa. Poikkeuksena ovat sellaiset tapahtumat ja tilaisuudet eivät edellytä esimerkiksi erillisiä toimia liikennejärjestelyissä tai järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai sivullisille ja ympäristölle aiheutuvan haitan estämiseksi tai osallistujien vähäisen määrän takia.

Tapahtumanjärjestäjän on tehtävä ilmoitus vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Suurten tapahtumien ilmoittamisesta on tehtävä huomattavasti aiemmin, joten huolehdi lupahakemusten tekemisestä ajoissa.

Suurta tai monipäiväistä tapahtumaa järjestettäessä, ota yhteyttä järjestämispaikan poliisilaitokseen jo järjestelyjen alkuvaiheessa. Kun tapahtuman turvallisuudesta keskustellaan Poliisin kanssa hyvissä ajoin, vältytään yllätyksiltä puolin ja toisin.

Lisätietoja aiheesta löydät Poliisin verkkosivulta.  Sivulta löydät tarkat ohjeet siitä, mitä tulee ottaa huomioon yleisötilaisuuden järjestämisessä sekä vinkit ilmoituksen täyttämiseen.

Tee tapahtuman pelastussuunnitelma ajoissa! Tapahtuman järjestäjän on laadittava yleisötilaisuuden pelastusuunnitelma, joka toimitetaan Kymenlaakson pelastuslaitokselle. Varmista pelastusuunnitelman toimitus ajoissa Kymenlaakson pelastuslaitokselta ennen tapahtuman alkua!

Tutustu yleisötapahtuman pelastussuunnitelman mallipohjaan pelastuslaitoksen sivulta. Pelastussuunnitelman mallipohjan tarkoituksena on ohjata tapahtuman toimeenpanevaa henkilökuntaa turvallisuusasioissa sekä selkeyttää järjestäjän vastuut ja velvoitteet.

Pelastussuunnitelmaan sisältyvät:

• Vaarojen ja riskien arviointi.
• Rakennuksen ja toiminnassa käytettävien tilojen turvallisuusjärjestelyt.
• Ihmisille annettavat ohjeet onnettomuuksien ehkäisemiseksi.
• Ohjeet onnettomuus- ja vaaratilanteissa toimimiseksi.
• Mahdolliset muut kohteen omatoimiseen varautumiseen liittyvät toimenpiteet.

Lisäksi tapahtuman järjestäjän on huolehdittava erillisellä ilmoituksella:

• Tuliesityksestä  (Ilmoitus tuliesityksestä | Pelastustoimen asiointi) alueen pelastuslaitokselle viimeistään 14 vuorokautta ennen tapahtumaa.
• Tehosteiden käytöstä (Ilmoitus tehosteiden käytöstä | Pelastustoimen asiointi) pelastuslaitokselle viimeistään 14 vuorokautta ennen aiotun tilapäismajoituksen alkamista tilaisuuden järjestämistä.
• Tilapäismajoituksesta (Ilmoitus tilapäismajoituksesta | Pelastustoimen asiointi) pelastuslaitokselle viimeistään 14 vuorokautta ennen tilapäismajoituksen alkamista.
• Ilotulitusnäytöksestä (Ilmoita ilotulitusnäytöksestä – Poliisi) ilmoitus poliisille viimeistään 14 vrk ennen tapahtumaa. Huomioi, että vain Turvallisuus- ja kemikaalivirastolta luvan saanut ammattimainen yritys voi järjestää ilotulitusnäytöksen yleisötilaisuudessa! Lisätietoa: Ilmoita ilotulitusnäytoksestä

Lisätiedot ja vinkit:

• Pelastuslaitoksen laatimasta oppaasta yleisötapahtuman pelastastussuunnitelman laadintaan
• Kysymällä lisätietoa Kymenlaakson pelastuslaitokselta

Tapahtumanjärjestäjällä on velvollisuus huomioida tapahtuman ja sen luonteesta riippuen riittävä ensiapuvalmius. Ensiapuvalmiuden tarkoituksena on antaa ensiapua loukkaantuneille ja sairastuneille tapahtumapaikalla. Ensiapuvalmiuden tehtävä on varmistaa hätäilmoituksen teko hätäkeskukseen (112) ja viranomaisyksiköiden opastus onnettomuuspaikalle. Ensiapuvalmius on tärkeä osa tapahtuman turvallisuutta.

Yksiselitteistä tapahtuman ensiapuhenkilöstön määrää ei ole. Tapahtuman ensiapuhenkilöstön määrässä ja koulutuksessa tulee huomioida tatapahtuman henkilömäärä, riskit ja tapahtuma-alueen koko. Myös ensiapuvarusteet tulee laadultaan ja määrältään suhteuttaa tapahtuman luonteeseen. Ensiapusuunnitelmasta tulee käydä ilmi, kuka vastaa ja/tai johtaa ensiapuvalmiutta ja miten ensiavun antamiseen on varauduttu. Sisältö on määritelty tarkemmin ensiapusuunnitelmalomakkeessa .

Ensiapuvalmius määräytyy suoraan tapahtuman koon mukaan. Minimivaatimusten riittävyys on arvioita va yhteystyössä alueen pelastusviranomaisen sekä ensihoidon vastuulääkärin toimesta tapauskohtaisesti.

Turvallisuusasiakirja on palveluntarjoajan kirjallinen kuvaus siitä, miten palvelun turvallisuus on järjestetty. Turvallisuusasiakirja kokoaa yhteen turvallisuusasiat ja auttaa palveluntarjoajaa palveluun liittyvissä turvallisuuden jatkuvassa parantamisessa. Huomioi, että turvallisuusasiakirja on ensisijaisesti palveluntarjoajan oma työkalu, ei viranomaisia varten tehty dokumentti.

Turvallisuusasiakirja pitää laatia tapahtumasta, joka sisältää merkittävän riskin, josta toteutuessaan voi aiheutua vaaraa jonkun turvallisuudelle palveluun osallistuvien ihmisten suuren määrän tai muun erityisen syyn vuoksi.

Tutustu turvallisuusasiakirjan sisältöön ja laatimiseen Tukesin sivulla.

Liikenteen- ja pysäköinninohjauksen onnistuminen vaikuttaa merkittävästi tapahtuman onnistumiseen sekä turvallisuuteen. Tarvittavat luvat riippuvat siitä, miten järjestettävä tapahtuma vaikuttaa liikenteeseen esimerkiksi katusulkujen osalta.

• Mikäli tilaisuuden yhteydessä tarvitsee sulkea katuja, alueita tai toimia muuten katu-alueella, tarvitaan maanomistajan lupa. Mikäli katu-alue on Haminan kaupungin omistamaa tai hallinnoimaa aluetta, lupa katualueen käyttöön haetaan kaupungin geodeetin kautta.
• Kadun sulkemispäätöksen Haminan kaupungin omistamilla kaduilla myöntää Haminan kaupungin tiemestari. Maanomistajan lupa on edellytyksenä kadun sulkemisluvalle. Lupaa ei voi myöntää kukaan muu kuin tienpitäjä. Yksityisteillä tiekunta monesti toimii tienpitäjänä, maanteillä ELY:n viranomainen, kaupungin omistamilla kaduilla tiemestari.
• ELY:n hallinnoimilla maanteillä tien tilapäistä sulkemista tai muita liikennejärjestelyjä varten haetaan ELY-keskukselta lupa sähköisen asiointipalvelun kautta. ELY:n sähköiseen asiointiin pääset tästä linkistä.
• Liikenteenohjaussuunnitelma tulee sisällyttää haettavaan lupaan (Haminan kaupunki tai ELY-keskus) sekä Poliisille tehtävään yleisötilaisuusilmoitukseen.
• Yksityisteillä asian ratkaisee tiekunta tai muutoin tienpitäjä.

Ympäristönsuojelulain (527/2014) 6 §:n mukaan toiminnanharjoittajan on oltava riittävästi selvillä toimintansa ympäristövaikutuksista (kuten aiheuttamastaan melusta), ympäristöriskeistä ja haitallisten vaikutusten vähentämismahdollisuuksista.

Tapahtuman järjestäjän velvollisuudet:

• Meluilmoitus on tehtävä 30 vuorokautta ennen tapahtumaa Haminan kaupungin ympäristönsuojelutoimistolle.
• Naapureiden tiedottaminen (tiedotteessa puhelinnumero, mihin haitasta kärsivä naapuri voi tapahtuman aikana ottaa yhteyttä).
• Mittausvelvoite. Toiminnanharjoittajan on esitettävä ympäristötoimelle luotettava selvitys tilaisuuden arvioidusta tai mitatusta melutasosta. Selvityksessä/mittauksessa on huomioitava yleisön altistuminen tilaisuudessa sekä melutaso lähimpien asuntojen piha-alueilla.

Lisätietoja
Haminan kaupungin meluohjeesta toiminnanharjoittajalle.

Mikäli tapahtumassa on anniskelua, tapahtuman järjestäjän pitää hakea asianmukaiset luvat aluehallintovirastolta.

Yli 2,8 % alkoholijuomien anniskelu on luvanvarainen elinkeino. Jokainen elinkeinonharjoittaja tarvitsee oman luvan. Myös jokaiseen toimipaikkaan tarvitaan oma lupansa. Anniskelulupa myönnetään joko toistaiseksi tai määräajaksi.

Lisätietoja aluehallintoviraston verkkosivulta

Musiikin esittäminen tilaisuuksissa ja tapahtumissa edellyttää usein sekä Teoston (tekijäkorvaukset) että Gramexin (esittäjäkorvaukset) korvausten maksamista. Ne ovat molemmat tekijänoikeusjärjestöjä, jotka toimivat edustamiensa tahojen puolesta.

Gramex edustaa äänilevyllä tai muulla äänitteellä esiintyviä muusikkoja, laulajia, kapellimestareita ja äänitteiden tuottajia. Teosto edustaa säveltäjiä, sovittajia, sanoittajia ja musiikin kustantajia.

Gramex-korvauksia kerätään vain äänitteiden ja musiikkivideoiden käytöstä, mutta Teosto-korvauksia kerätään niiden lisäksi myös elävän musiikin käytöstä. Teosto maksaa musiikinkäytöstä kertyvät korvaukset heidän asiakkaina oleville musiikin tekijöille, säveltäjille ja musiikkikustantajille.

Muista hakea musiikin esityslupa aina ennen tapahtumaa. Kun järjestät elävän musiikin tapahtumia, sovi esiintyjän kanssa, kumpi ilmoittaa ohjelmatiedot Teostoon.

Useimpia lupia voit hakea verkon kautta. Tutustu musiikin käyttölupiin ja hinnastoihin: Teosto (Musiikin käyttöluvat) ja Gramex (Hanki musiikin käyttölupa)